Функция организации в системе управления

Реализация намеченных планов требует организации, которая представляет следующий этап процесса управления.

В менеджменте термин «Организация» рассматривается двояко. В широком смысле организация (от лат. organize — сообщаю стройный вид, устраиваю) — объединение индивидов в единое целое для совместного труда, т.е. предприятие.

Любая организация имеет свою внутреннюю и внешнюю среду, в которой осуществляется ее деятельность.
Внутренняя среда определяется рядом взаимосвязанных и взаимозависимых факторов: структура организации; цели; задачи; технологические процессы; человеческий компонент.

К внешней среде организации относятся: поставщики; конкуренты; покупатели; партнеры по бизнесу; государство и его структуры; культура, традиции; профсоюзы; экономические факторы; политические факторы; международное окружение. Внешние факторы – это в основном неконтролируемые силы, воздействующие на решения менеджеров и их действия и, в конечном счете, на внутреннюю структуру и процессы в организации.

Термин «Организация» в узком смысле – процесс определения наиболее существенных связей среди людей, задач и видов деятельности с целью интеграции и координации организационных ресурсов для эффективного выполнения целей.

Значение организационной деятельности заключается в:

повышении эффективности и качества работы;
закреплении ответственности за определенным человеком;
знакомстве работника со структурой власти;
облегчении коммуникаций.

В соответствии со вторым подходом выделяют четыре элемента организационной функции: разделение труда; распределение власти (делегирование); департаментализация; координация.

Разделение труда позволяет извлекать дополнительные преимущества, ведет к специализации, а значит к экономии времени, повышению качества работы и количеству производимой продукции.
Следует выделить преимущества, которые при разделении труда приносит специализация:

быстрое приобретение необходимого опыта, простота работы ускоряет процесс специализации;
повышение скорости выполняемой работы за счет одновременного выполнения операций несколькими рабочими;
возможность использовать менее квалифицированных работников вследствие разделения сложной задачи на более простые и мелкие;
упрощение отбора и обучения работников.

Организация действует эффективно, когда ее работа распределена между специализированными подразделениями, так называемыми функциональными службами. Каждая служба обладает специфическими возможностями. В разные периоды времени отдельная функциональная служба выступает со своими возможностями на передний план, внося определенные изменения в существующую систему организации.

Не менее значимой в управлении является концепция общего руководства, которая осуществляется путем распределения полномочий.

Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение отдельных задач.

Средство, при помощи которого руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий, называется делегированием.

Делегирование – это процесс, посредством которого менеджер передает задания и полномочия подчиненным, которые принимают на себя ответственность за эти виды деятельности. Под ответственностью понимается обязательство выполнить поставленные задачи и отвечать за результаты.

Следует отметить, что менеджер должен убедиться в том, что подчиненный понимает и принимает ответственность за результаты, а также то, что, делегируя полномочия, ответственность менеджера нельзя делегировать.

Несмотря на ценность делегирования, существуют препятствия, мешающие эффективно использовать этот процесс.

Препятствия эффективному делегированию со стороны руководителя:

заблуждения («Только я сделаю лучше»);
отсутствие способности руководить;
отсутствие доверия к подчиненным;
боязнь риска;
нежелание делиться полномочиями и властью;
страх перед тем, что подчиненный выделится на его фоне;
нежелание тратить время для обучения подчиненного.

Препятствия делегированию со стороны подчиненного:

предпочтение действовать по указанию;
боязнь критики за совершенные ошибки;
отсутствие данных и ресурсов для успешного выполнения задания;
появление дополнительной обязанности;
отсутствие стимулов.

Рекомендации по эффективному делегированию полномочий:

Во время делегирования необходимо четко определить уровень исполнения минимально требуемых действий, степень принуждения и инициативы подчиненных.
Установить сроки отчета о результатах деятельности.
Информировать всех, на кого распространяется делегирование, что оно произошло.
Обеспечить достаточный объем информации и ресурсов для выполнения порученного дела.
Вовлечь подчиненных в принятие решения по делегированию.
Делегировать последовательно, а не только при необходимости.

Третьим элементом организационной функции является департаментализация. Данное понятие включает в себя построение организации и типы организационных структур.

Департаментализация – это процесс распределения видов деятельности и ресурсов в логичные производственные единицы для исполнения определенных организационных задач. Итогом процесса является составление организационной структуры, основным требованием к которой является направленность на реализацию стратегии.

Выделяют следующие типы организаций по методам работы и приспособляемости к изменениям внешней и внутренней среды.

Механистические организации — это организации, деятельность которых основывается на формальных правилах и процедурах, централизованном принятии решении, узко определенной ответственности в трудовых операциях и жесткой иерархии власти. Это бюрократический тип организации. Он целесообразен в тех случаях, когда организация оперирует в простой стабильной внешней среде, когда цель проста, труд достоверно измеряется и мотивирует работника, власть руководителя признается работниками как законная. Примеры: завод конвейерного типа, завод-автомат и др.

Органические (адаптивные) организации — это организации, слабо или умеренно использующие формальные правила и процедуры, с децентрализацией власти, структурами с небольшим количеством уровней иерархии и широким участием работников в принятии решений. Они целесообразны, когда имеется сложное и динамическое внешнее окружение. Пример: организация по проектированию и производству электроники.